NCM, CFOP e CEST para restaurante: guia prático de cadastro

NCM identifica a mercadoria, CFOP identifica a operação e CEST identifica produtos passíveis de substituição tributária ou antecipação com encerramento de tributação. Ter CEST não prova, sozinho, que houve ICMS-ST naquela venda. No restaurante, a configuração fiscal precisa combinar produto, operação, regime e regras estaduais. Um erro pode causar rejeição do documento ou apuração incorreta; uma nota autorizada também pode conter erro fiscal.

O que cada código faz

Junto deles, confira o código de situação tributária exigido para o regime e o documento emitido. Não configure todos os itens pelo tratamento de uma única bebida. Uma combinação de códigos só pode ser validada depois de verificar se a operação está realmente submetida à ST e quem recolheu o imposto.

NCM: a identidade do produto

A Nomenclatura Comum do Mercosul é a tabela oficial que classifica mercadorias. A Receita Federal publica a NCM e as regras de interpretação.

Para revenda, a classificação costuma ser direta. Refrigerante, cerveja e água mineral têm posições próprias na tabela, e o próprio fornecedor informa o NCM na nota de compra. Use esse código como ponto de partida e confira.

Para o que sai da cozinha, descreva o produto acabado: composição, preparo, apresentação e conservação. A NCM também alcança preparações alimentícias; não é correto dispensar a classificação apenas porque a refeição foi feita no restaurante. Não use o código da carne crua para classificar automaticamente um prato preparado, nem um código residual para qualquer receita.

Consulte a tabela e suas notas legais e explicativas. A Receita disponibiliza essas ferramentas no Classif. Se houver dúvida, documente a análise e procure orientação de classificação fiscal. Famílias ajudam a organizar a revisão, mas produtos de composição diferente podem exigir códigos diferentes dentro da mesma família.

Taxa de entrega não tem NCM

NCM classifica mercadoria. Não invente código de produto para uma cobrança de entrega. Verifique se o valor é frete por conta do restaurante, despesa da operação ou remuneração de serviço contratado separadamente, e quem o cobra. A LC 87/1996, artigo 13, § 1º, inclui na base do ICMS o frete realizado pelo remetente ou por sua conta e ordem e cobrado separadamente. Isso impede tratar todo frete como valor sem tributação.

Confira os campos do emissor e a regra da operação com o contador. Se o sistema exige um produto para representar a taxa, peça uma explicação técnica antes de cadastrar. O texto sobre como calcular a taxa de entrega cobre o preço, que não determina sozinho o tratamento fiscal.

CFOP: o tipo de operação

O CFOP distingue venda, devolução, transferência e outras operações. Códigos de saída do grupo 5 correspondem a operações internas; o grupo 6, a interestaduais. A classificação deve considerar a operação efetiva. O endereço de cadastro de um cliente, isoladamente, não resolve a análise de uma refeição consumida no local.

No restaurante, a diferença que mais aparece é entre:

• Item produzido na loja, como o prato do dia ou o hambúrguer montado na chapa.
• Item comprado pronto para revenda, como uma lata de refrigerante.
• Item comprado com ICMS já recolhido por substituição tributária, que exige um CFOP específico para a venda.

A consulta paulista 28185/2023 orienta CFOP 5.101 para marmitas preparadas no estabelecimento, sem revenda na mesma forma dos produtos adquiridos. É um exemplo de fundamento específico, não uma autorização para copiar esse tratamento para qualquer item ou estado. A própria resposta delimita suas premissas e beneficia a consulente nos termos da legislação vigente.

CEST e a substituição tributária

Na substituição tributária de operações subsequentes, um contribuinte recolhe o imposto relativo a etapas posteriores conforme a regra aplicável. Se o restaurante revende mercadoria com retenção válida, precisa identificar corretamente essa condição. Usar um ingrediente sujeito à ST em uma receita não significa que o prato acabado herde automaticamente a mesma tributação.

O Convênio ICMS 142/2018 lista segmentos, NCM, descrições e CEST. Compare a descrição e o enquadramento, não apenas o número NCM. Sua cláusula vigésima exige CEST para os produtos listados, mesmo quando a operação não estiver sujeita à ST. A incidência efetiva depende da legislação estadual e dos acordos pertinentes. Veja ICMS substituição tributária.

Um erro possível é apurar ICMS novamente sobre receita de revenda que deveria ter o componente segregado. O erro oposto é excluir ICMS sem haver fundamento para ST. Compare o XML de compra, o cadastro, a venda e a apuração: alterar apenas a tela do emissor pode deixar a declaração mensal errada.

Passo a passo para cadastrar o cardápio

1. Exporte a lista de itens do seu sistema ou do cardápio do aplicativo. Inclua adicionais, combos e bebidas.
2. Separe em famílias: produção própria, revenda sem ST, revenda com ST. Essa divisão resolve boa parte do trabalho.
3. Pegue os XMLs de compra dos itens de revenda. Use NCM e CEST do fornecedor como referência, conferindo se descrevem o produto correto.
4. Leve a planilha ao contador com composição, origem, NCM, CFOP, CEST e situação tributária. Organize por famílias, mas valide cada exceção. Registre fundamento, responsável e data da decisão.
5. Cadastre no sistema e emita notas de teste em homologação, se o sistema permitir.
6. Repita a conferência quando entrar item novo. Cardápio sazonal é onde o cadastro costuma desandar.

Combos, adicionais e brindes

Combo. Um combo pode reunir componentes de tributação diferente. Defina sua descrição fiscal e a distribuição do preço conforme a operação. Não use separação artificial para atribuir ao prato preparado a isenção ou a ST dos ingredientes. Confira o tratamento dos componentes efetivamente vendidos.

Adicionais. Um ingrediente incorporado ao prato não precisa ser apresentado automaticamente como mercadoria independente. Já um molho embalado e vendido separadamente pode precisar de cadastro próprio. A nota deve representar a venda real e seus valores.

Brinde. Item dado de graça também tem tratamento fiscal próprio. Não lance como venda de valor zero sem consultar o contador.

Por que fazer isso antes do delivery próprio

No aplicativo, o volume de pedidos já obriga a ter emissão organizada. No delivery próprio, você assume também o checkout, o pagamento online e a integração do site com o emissor. Se o cadastro estiver errado, o erro se multiplica pela quantidade de pedidos e fica difícil corrigir depois.

Quem está montando o canal próprio deve tratar o cadastro fiscal como etapa da implantação, ao lado do cardápio e da logística. O guia de delivery próprio mostra as outras etapas.

Sinais de que o cadastro precisa de revisão

• Notas rejeitadas com frequência pela Sefaz.
• Imposto do mês que não acompanha a variação das vendas.
• Bebidas e pratos com o mesmo CSOSN.
• Itens cadastrados com NCM genérico "para resolver depois".
• Ninguém na equipe sabe dizer quem fez o cadastro original.

Um único sinal já justifica investigar a causa. Não há prazo nem retorno financeiro garantido para essa revisão. Guarde a versão anterior do cadastro e teste a configuração aprovada antes de aplicá-la às vendas. Refaça a conferência quando mudar composição, fornecedor, regime ou regra fiscal; manter um código antigo sem fundamento não é consistência.