ICMS e substituição tributária em bebidas para restaurantes

Restaurantes podem revender bebidas cujo ICMS das operações seguintes foi recolhido por substituição tributária. Nessa condição, a receita deve ser segregada no Simples para desconsiderar a parcela de ICMS correspondente. Isso depende do produto, da operação e da legislação estadual: não existe uma regra de que toda bebida industrializada chega ao restaurante com o imposto já recolhido.

Confira o tratamento fiscal antes de configurar o caixa e use o custo efetivamente suportado na precificação, sem somar de novo um imposto que já está incluído no total da compra.

O que é substituição tributária, sem juridiquês

Na ST das operações subsequentes, a legislação atribui a um contribuinte, o substituto, a responsabilidade pelo imposto relativo às etapas seguintes abrangidas. O restaurante pode ser substituído ao revender a mercadoria. A base de cálculo pode seguir preço fixado, preço médio ponderado, preço sugerido ou margem de valor agregado, conforme as cláusulas décima e décima primeira do Convênio 142/2018 e a legislação aplicável.

O enquadramento precisa estar demonstrado. Se a retenção não ocorreu ou se a operação atribui responsabilidade ao destinatário, pode haver recolhimento a fazer. Ser optante pelo Simples não afasta automaticamente essas hipóteses.

Quais bebidas entram

O Convênio ICMS 142/2018, do Confaz, organiza os produtos sujeitos à ST em anexos. Dois interessam ao restaurante:

• Anexo III: bebidas alcoólicas, exceto cerveja e chope (cachaça, aperitivos, bebidas ice, vinhos e outras).
• Anexo IV: cervejas, chopes, refrigerantes, águas e outras bebidas.

O convênio identifica bens passíveis de ST por descrição, NCM e CEST. A cláusula sétima exige observar a descrição, não apenas o código. Confira o enquadramento estadual e, nas operações interestaduais, os acordos aplicáveis e a responsabilidade pelo recolhimento. Uma nota de compra ajuda a documentar a operação, mas não substitui a legislação nem comprova, sozinha, que o fornecedor tratou o produto corretamente.

Separe a revenda da bebida adquirida pronta do produto preparado na cozinha ou no balcão. Não transfira automaticamente o tratamento da garrafa usada como ingrediente para o drink final. O enquadramento do produto e da operação deve ser avaliado conforme a regra aplicável; não basta chamar o item de "bebida".

O erro que faz pagar duas vezes no Simples

A Lei Complementar 123, artigo 13, § 1º, XIII, prevê hipóteses de ICMS recolhido fora do DAS. Para quem revende como substituído, o item 7.1 do Perguntas e Respostas da Receita orienta destacar a receita e selecionar o tratamento de ST no ICMS. A parcela desse tributo é desconsiderada, mas a receita continua compondo a base dos demais tributos do Simples.

O mesmo item distingue substituto e substituído. O substituto não deve selecionar o tratamento do substituído para excluir indevidamente seu ICMS próprio. Por isso, antes de marcar ST em todas as vendas, confirme qual papel a empresa desempenha naquela operação.

Para separar, o sistema de vendas precisa saber quais itens têm ST. Isso é feito no cadastro de produto, com NCM, CEST e o código de situação tributária corretos.

O efeito na margem da bebida

Para precificar, confira o total efetivamente cobrado e atribua os encargos aos produtos correspondentes. Separe os componentes da nota de valores que já estão incluídos em seu total. O objetivo é medir o custo suportado, sem contar ICMS-ST ou frete duas vezes.

Dois cuidados:

1. Confira quais impostos e encargos integram o total da nota e quais foram cobrados separadamente. Faça o rateio entre os itens quando necessário e divida o custo atribuído pela quantidade de unidades.
2. Inclua os custos do canal conforme o contrato, sem presumir uma comissão universal. O artigo sobre margem de lucro ajuda a organizar a conta por canal.

Passo a passo para acertar a ST

1. Pegue as últimas notas de compra. Confira o XML, o DANFE e o tratamento informado por item, além de eventuais documentos de recolhimento.
2. Revise o cadastro dos produtos. Confira NCM, descrição, situação tributária e CEST quando exigido. O código não deve ser copiado de uma bebida diferente.
3. Confira a apuração. Peça ao contador a relação entre produtos, receitas segregadas e PGDAS-D. Uma linha única merece conferência, mas não comprova erro se todas as receitas tiverem o mesmo tratamento.
4. Pergunte sobre meses anteriores. Se houve pagamento em duplicidade, o contador pode avaliar retificação e pedido de restituição dentro do prazo legal.
5. Recalcule o custo de cada bebida. Use o custo total da nota e atualize a ficha de preço. O guia de precificação ajuda a encaixar isso no cardápio.
6. Repita a checagem quando trocar de fornecedor. Distribuidores diferentes, às vezes de outro estado, podem destacar a ST de outra forma.

Como conferir uma nota de compra

Abra o DANFE de uma compra recente de cerveja ou refrigerante. Procure três coisas:

• Base e valor de ICMS-ST quando informados, junto dos demais dados da operação.
• CST ou CSOSN por item, com conferência da condição do fornecedor e do destinatário.
• CEST, NCM e descrição, comparados com o produto real e com a norma estadual.

Um campo de ICMS-ST em branco não prova ausência de retenção em etapa anterior. A presença de CEST também não prova que aquela operação tem ST. Peça ao contador que documente a origem da classificação e, quando houver dúvida, solicite esclarecimento ou correção ao fornecedor antes de copiar seu cadastro.

ICMS-ST e tributação monofásica de PIS/Cofins são tratamentos diferentes. O item 7.2 do Perguntas e Respostas descreve a segregação destas contribuições. Um produto não fica automaticamente dispensado de PIS/Cofins apenas porque tem ICMS-ST; confirme cada tributo separadamente.

E a DIFAL?

A compra interestadual pode envolver ST, antecipação ou diferencial de alíquota, conforme a destinação e a legislação. O artigo 13, § 1º, XIII, da LC 123 trata dessas hipóteses. Distinga mercadoria para revenda de material de uso, consumo ou ativo imobilizado. Não use uma fórmula única de diferença de alíquotas para toda entrada.

E com a reforma tributária?

A Emenda Constitucional 132, nos artigos 128 e 129 introduzidos no ADCT, prevê redução das alíquotas de ICMS entre 2029 e 2032 e extinção em 2033. Durante a transição, confira a regra vigente de cada produto e operação. O calendário não garante manutenção de todo enquadramento atual até 2033.

Revise primeiro o cadastro e a apuração atual. Para períodos anteriores, a contabilidade deve verificar o erro, a documentação e o procedimento cabível antes de retificar ou pedir restituição. O resultado depende do caso; corrigir um cadastro não gera, por si só, crédito disponível no caixa.