Conciliação de cartões, Pix e apps: como fazer no restaurante

Conciliação bancária compara os registros de entradas e saídas com o extrato do banco. No restaurante, ela também exige ligar as vendas no cartão, Pix e aplicativos aos recebimentos esperados, respeitando parcelas, lotes e ajustes. O acompanhamento frequente ajuda a encontrar taxa divergente, repasse atrasado e estorno pendente. Feita só no fim do mês, vira uma pilha de diferenças que ninguém consegue explicar.

Por que restaurante perde dinheiro sem perceber

Um restaurante pequeno recebe por quatro ou cinco caminhos ao mesmo tempo. Débito e crédito na maquininha. Pix no balcão e no WhatsApp. Repasse do iFood. Talvez outro app. Às vezes voucher de refeição. Cada um tem prazo, taxa e extrato diferentes.

O dono olha o saldo e, se ele parece razoável, segue o dia. O problema é que "parece razoável" esconde muita coisa. Uma taxa de crédito cobrada como se fosse parcelado. Uma venda cancelada que continua descontada. Um repasse com ajuste que você não reconhece.

Nenhum desses erros é grande sozinho. Somados ao longo de meses, viram uma fatia do lucro que simplesmente some. Confira os prazos e procedimentos de contestação do seu contrato. Um prazo operacional de atendimento não deve ser confundido automaticamente com perda de todo direito de reclamar.

Como rotina inicial, confira recebimentos e pagamentos diariamente e reserve uma revisão semanal para pendências. O esforço varia com o volume e com a qualidade dos registros; automatização ajuda, mas não elimina a revisão de exceções.

O que você precisa ter em mãos

Antes de começar, junte quatro fontes de informação para o mesmo período:

1. Relatório de vendas do PDV ou do caixa, separado por forma de pagamento.
2. Extrato da adquirente (a empresa da maquininha), com valor bruto, taxa e data prevista de cada venda.
3. Extrato de repasse de cada app, com pedidos, comissões e ajustes.
4. Extrato bancário de todas as contas utilizadas, além dos comprovantes de pagamentos e tarifas.

Se o PDV não separa por forma de pagamento, o primeiro trabalho é esse. Sem isso, será necessário reconstituir a origem das transações antes de compará-las. O fechamento diário de caixa, com cada forma de pagamento contada à parte, resolve boa parte disso.

Passo a passo da conciliação semanal

Escolha uma data para revisar exceções e confirme créditos conforme a agenda de cada prestador. O dia sugerido é uma decisão operacional, não um prazo legal.

1. Feche o total vendido por meio de pagamento. Débito, crédito à vista, crédito parcelado, Pix, dinheiro, cada app.
2. Confira o extrato da adquirente contra o PDV. O número de transações e o bruto precisam bater. Se houver menos transações na adquirente, procure registros ausentes ou agrupados antes de presumir perda.
3. Calcule a taxa efetiva cobrada. Divida o total de taxas pelo bruto de cada modalidade e compare com o que está no seu contrato.
4. Confira os créditos no banco. Relacione parcelas e lotes ao crédito líquido, que pode reunir várias vendas ou incluir descontos adicionais.
5. Concilie o Pix. O Pix concluído transfere recursos em poucos segundos a qualquer dia e horário, como descreve o Banco Central na página sobre o Pix. Confira valor, favorecido, status e identificador. Uma cobrança gerada ou um agendamento não comprovam liquidação; se houver intermediário, confira também sua agenda de disponibilização.
6. Concilie os apps. Some o líquido dos pedidos do período no extrato do app e compare com o crédito de repasse.
7. Liste as diferenças. Uma planilha com data, origem, valor esperado, valor recebido e status (aberto, contestado, resolvido).
8. Aja sobre cada diferença. Abra chamado, peça estorno, corrija lançamento interno. Anote o protocolo.

Na semana seguinte, comece pela lista de diferenças abertas. Se uma contestação ficou sem resposta, cobre.

Como conciliar o repasse do iFood

Segundo a página de pagamento do iFood Parceiros, as vendas são contabilizadas em períodos de 7 dias e repassadas em até 4 semanas, sempre às quartas-feiras, no prazo padrão. A mesma página informa que há opção de antecipação, com condições e taxas próprias. Confira o seu prazo no Portal do Parceiro, porque ele depende do plano e do contrato.

Isso significa que o crédito desta quarta não corresponde às vendas desta semana. Corresponde a um período anterior. Por isso a conciliação do app precisa ser feita por período de apuração, não por semana do calendário.

O que conferir em cada repasse:

• O total bruto dos pedidos do período bate com o que o seu PDV registrou como venda iFood.
• A comissão aplicada corresponde ao plano contratado.
• Taxas de pagamento online e de entrega estão de acordo com o contrato.
• Cancelamentos descontados são mesmo de pedidos cancelados, e com o motivo certo.
• Promoções e cupons descontados de você foram campanhas que você aceitou participar.
• Ajustes e débitos avulsos têm explicação no extrato.

Detalhes de cada linha do extrato estão no artigo repasse do iFood: como funciona.

Como conciliar a maquininha

Na maquininha, compare cada modalidade separadamente para evitar que uma média esconda divergências. Débito, crédito à vista, crédito parcelado, bandeiras diferentes, voucher. Se o contrato tem taxa promocional por um período, confira se ela ainda vale.

Pontos de atenção:

• Modalidade errada. A venda passou como crédito parcelado quando foi à vista, ou o contrário.
• Taxa de antecipação automática. Algumas contratações vêm com antecipação ligada por padrão. Verifique a adesão e o custo no contrato antes de classificar a cobrança como indevida.
• Aluguel de máquina. Cobrado mesmo em máquina que já foi devolvida.
• Estornos e chargebacks. Descontados sem aviso claro.

Para entender as modalidades de taxa e como negociar, veja o artigo sobre taxas de maquininha.

A planilha mínima

Não precisa de sistema caro para começar. Uma planilha com uma aba por semana resolve:

Calcule diferença como recebido menos esperado e registre a data prevista. Separe valor ainda a vencer de atraso, divergência de taxa e erro interno. Diferença em aberto exige investigação; nunca lance uma despesa fictícia só para fazer o saldo bater.

Confira também saídas, tarifas e transferências entre contas próprias. Uma transferência muda o saldo de cada banco, mas não é receita nem despesa do restaurante. O saldo inicial mais entradas menos saídas deve explicar o saldo final, sem apagar o histórico das correções.

Quando o volume crescer, vale olhar sistemas de conciliação integrados à adquirente e ao banco. Mas a lógica é a mesma. Confira quais adquirentes e contas o sistema integra, que período importa e como evita duplicidade. Integração incompleta exige controle complementar.

Erros que sabotam a conciliação

• Misturar conta pessoal e conta do restaurante. Pix da operação na conta do dono exige identificar e documentar transferências adicionais, além do tratamento contábil adequado.
• Usar várias contas bancárias sem necessidade. Cada conta a mais é mais um extrato para cruzar.
• Conferir só o saldo. O saldo pode bater por coincidência com dois erros se anulando.
• Deixar para o fim do mês. As diferenças se acumulam e o prazo de contestação corre.
• Não guardar comprovantes. Sem número de pedido, NSU ou print, a contestação perde força.

Conciliação e fluxo de caixa andam juntos

A conciliação diz o que entrou. O fluxo de caixa diz o que vai entrar e sair. Um alimenta o outro. Quando você concilia toda semana, a projeção do fluxo fica mais precisa, porque você passa a saber a taxa efetiva real e o prazo real de cada recebível. O Sebrae tem um curso gratuito de fluxo de caixa que ajuda a montar essa base.

Um ponto que pesa em restaurante que investe em anúncio: se você não sabe quanto líquido recebe de cada canal, não consegue comparar o custo de trazer um pedido pelo app com o custo de trazer pelo WhatsApp. A conciliação identifica o que foi recebido e o que ainda está a vencer; o líquido bancário não equivale a lucro. Sem esse número, qualquer decisão de verba é chute.

Quem deve fazer

No começo, o próprio dono. Não porque seja a melhor pessoa, mas porque é quem precisa entender de onde vem cada real. Quando houver procedimento documentado, dá para passar para alguém do financeiro ou para um BPO, desde que o dono continue lendo a lista de diferenças toda semana. Delegar a conciliação e parar de olhar o resultado é voltar ao ponto de partida.