Fluxo de caixa de restaurante: como fazer e planilha

Fluxo de caixa de restaurante é o registro dos recebimentos e pagamentos em caixa e bancos, na data em que o dinheiro se move de fato. Para funcionar no delivery, ele precisa de atenção a dois pontos: as vendas de aplicativo lançadas na data do repasse, pelo valor líquido, e a verba de anúncio numa linha própria. Abaixo está a estrutura da planilha e o passo a passo para montar.

Por que o restaurante com app sente falta de caixa

O cliente paga o pedido hoje. O dinheiro chega bem depois. Segundo a página oficial de pagamento do iFood Parceiros, as vendas são contabilizadas em períodos de 7 dias e repassadas em até 4 semanas, sempre às quartas-feiras, no prazo padrão. A mesma página informa que existe antecipação, com condições e taxas próprias. Confira o prazo e a taxa do seu contrato no Portal do Parceiro, porque eles mudam.

Enquanto isso, fornecedores, folha, tributos e mídia têm vencimentos próprios. Use o calendário real e diferencie a cobrança registrada no cartão do pagamento da fatura.

Essa diferença pode apertar o caixa de um restaurante em crescimento. Vende mais, compra mais insumo, paga antes, recebe depois. O tamanho do descompasso depende das condições de compra, estoque e recebimento, não só do canal.

Se quiser entender os detalhes do repasse, o artigo repasse do iFood: como funciona trata só disso.

Fluxo de caixa não é DRE

O DRE responde se o mês deu lucro. O fluxo de caixa responde se vai ter dinheiro na conta na sexta. São perguntas diferentes e as duas importam. Um restaurante pode fechar o mês no lucro e não conseguir pagar o fornecedor na semana seguinte. O artigo faturamento x lucro explora esse descompasso.

A estrutura da planilha

Uma aba por mês, uma coluna por semana. O quadro semanal ajuda a resumir, mas mantenha o detalhamento diário dos vencimentos: uma semana pode terminar positiva e faltar saldo na segunda-feira. Inclua todos os dias do mês, mesmo quando houver uma quinta semana ou período parcial.

O saldo final de uma semana vira o saldo inicial da seguinte.

Duas colunas extras ajudam muito: previsto e realizado para cada semana. O previsto você preenche com antecedência. O realizado, conforme acontece. A diferença entre os dois mostra onde a sua previsão erra.

Passo a passo para montar

1. Concilie o saldo inicial. Conte o caixa físico e confira bancos e aplicações disponíveis. Separe recursos bloqueados e não inclua limite de crédito como dinheiro próprio.
2. Lance todas as saídas já conhecidas das próximas 4 semanas. Boletos, folha, aluguel, parcelas. Essas datas você já sabe.
3. Projete os repasses dos apps. Olhe no portal de cada app quanto está a receber e quando. Lance pelo valor líquido, que já vem com comissão e taxas descontadas.
4. Projete as vendas diretas com base na média das últimas semanas, separando o que cai na hora (Pix, dinheiro) do que cai depois (cartão).
5. Projete o pagamento de mídia pela forma contratada: débito, recarga pré-paga ou vencimento do cartão. Orçamento de campanha não é pagamento realizado.
6. Veja onde o saldo final fica negativo. Essa é a semana que exige decisão: negociar prazo com fornecedor, segurar compra, antecipar recebível ou cortar algo.
7. Atualize toda semana, no mesmo dia. Preserve o previsto numa coluna e registre o realizado em outra, sem duplicar o recebimento; projete mais uma semana para a frente.

O Sebrae tem um curso gratuito de fluxo de caixa para pessoa jurídica que ensina uma rotina de monitoramento e projeção, se quiser reforçar a base.

Como tratar a verba de anúncio

Anúncios podem gerar cobranças parceladas ao longo do mês. Concilie o consumo de mídia, as cobranças no cartão e o pagamento da fatura, com a função de cada registro bem definida.

• Defina um orçamento semanal e confira os controles de gasto disponíveis na plataforma; acompanhe consumo e compromissos, sem presumir que todo sistema oferece limite semanal.
• Lance a saída no pagamento. No cartão pós-pago, registre quando a fatura for quitada. A compra gera compromisso futuro, e o consumo de mídia pertence à análise por competência. Em recarga pré-paga, a saída acontece na recarga; usar o saldo depois não é outro pagamento.
• Compare com as vendas do mesmo período. Não é o fluxo de caixa que diz se o anúncio deu retorno, mas ele mostra se você consegue pagar por ele até o retorno chegar.

Anúncio que traz venda pelo app gera retorno com o atraso do repasse. Anúncio que traz venda direta por Pix devolve o caixa mais rápido. Essa diferença pesa na escolha de canal quando o caixa está curto.

Antecipar ou não antecipar o repasse

Antecipação resolve o buraco, mas tem custo. Antes de ativar:

1. Calcule quanto a taxa de antecipação representa sobre o valor.
2. Compare com o custo de alternativas: prazo com fornecedor, capital de giro bancário.
3. Se a antecipação for recorrente, compare o custo total com outras fontes de giro e com o benefício de receber antes. A frequência sozinha não prova um problema de margem.

Erros comuns

• Lançar a venda do app no dia do pedido.
• Lançar o repasse líquido e descontar novamente as mesmas taxas. Um controle pelo bruto também é possível se registrar as retenções correspondentes, sem inflar o saldo.
• Misturar conta pessoal e conta do restaurante.
• Não lançar pró-labore.
• Projetar só a semana atual.
• Atualizar só quando o saldo já está negativo.

Transferências entre contas da empresa e depósito do dinheiro da gaveta no banco não são novas vendas: elimine o efeito no consolidado e mantenha a movimentação por conta. Se antecipar um recebível, substitua a previsão original pela entrada antecipada e registre o custo uma única vez.

Revise o horizonte para cobrir o ciclo de recebimentos, dívidas e sazonalidade. Quatro semanas são um ponto de partida sugerido, sem garantir visibilidade de todo compromisso. Guarde as hipóteses da previsão e investigue as diferenças antes de decidir por crédito ou redução de gastos.